Begin met bestanden die dezelfde inhoud hebben: dat zijn echte duplicaten. Bestanden met alleen dezelfde naam zijn dat vaak niet. Conan RMTool-analyse toont beide, plus lege en identieke mappen, op basis van een export uit RMTool. Conan zelf verwijdert niets; opruimen doe je in de map, volgens de procedures van je organisatie.
Welke soorten dubbele bestanden zijn er?
- Zelfde inhoud: identieke bestanden, vaak onder een andere naam of in een andere map.
- Zelfde naam: dezelfde bestandsnaam, niet per se dezelfde inhoud. Denk aan “verslag.docx” in tien verschillende dossiers.
- Zelfde naam én inhoud: de veiligste groep om mee te beginnen.
- Zelfde naam, ander formaat: bijvoorbeeld een .docx en een .pdf van hetzelfde document.
“Zelfde naam” is het signaal waarop de meeste opruimacties de mist ingaan. Twee bestanden die allebei “offerte.pdf” heten, kunnen over twee totaal verschillende klanten gaan. Wij zouden een gedeelde naam nooit als enige reden gebruiken om iets weg te doen.
Waarom staan er zoveel dubbele bestanden op een netwerkschijf?
Zelden door slordigheid, meestal door goede bedoelingen. Iemand bewaart een bijlage uit een mail, terwijl die al in het dossier staat. Een collega kopieert een map “voor de zekerheid” voor hij iets aanpast. Een document krijgt een _def, een _v2 en een _def2, en geen enkele versie wordt opgeruimd. Na een paar jaar loopt dat op tot een groot deel van de schijf.
Hoe begin je met opruimen?
- Exporteer de hoofdmap met RMTool, als Excel of zip.
- Importeer de export in een collectie in Conan.
- Kies een quickscan of een volledige scan.
- Lees de suggesties: duplicaten, lege mappen, verkeerde extensies.
- Ruim op in de echte map, niet in Conan. Conan wijzigt de schijf niet.
- Exporteer later opnieuw en vergelijk in dezelfde collectie.
Begin met één map waar je de eigenaar van kent, niet met de grootste. Een eerste resultaat dat je kunt tonen, overtuigt meer dan een plan voor de hele schijf.
Wat doet Conan RMTool-analyse wel en niet?
Conan leest de RMTool-export, berekent gezondheidsscores en toont de evolutie over meerdere controles. Je kunt zoeken in de onderliggende rijen om elk resultaat na te gaan. Het pdf-rapport blijft op je computer. Een publieke deellink is optioneel en vraagt dat je aangemeld en online bent.
Conan verwijdert geen bestanden en vervangt RMTool niet. Dat is een bewuste keuze: beslissen wat weg mag, hoort bij mensen die de dossiers kennen.
Veelgestelde vragen
Heb ik RMTool nodig?
Ja. Conan RMTool-analyse leest exports die RMTool maakt. Zonder export heeft de module niets om te analyseren.
Mag ik duplicaten zomaar verwijderen?
Niet zonder na te gaan welk exemplaar het officiële is en of het onder een bewaartermijn valt. Overheden vernietigen archiefstukken alleen volgens hun selectielijst: in België binnen de archiefregels van het Rijksarchief of, voor Vlaamse besturen, het Bestuursdecreet; in Nederland volgens de selectielijsten onder de Archiefwet. Een identiek duplicaat van een stuk dat elders bewaard blijft, is meestal geen probleem, maar stem het af met je archivaris.
Wat is het verschil tussen een duplicaat en een versie?
Een duplicaat is inhoudelijk identiek. Een versie verschilt, al is het maar een zin. Versies ruim je op volgens je versiebeleid, niet op basis van een duplicatenlijst.
Gaat de export naar de cloud?
Nee. De analyse gebeurt op je computer. Alleen een deellink die jij zelf aanzet, gaat online.
Kevin Van de Mieroop is zaakvoerder van A.N.T., het bedrijf achter Conan. A.N.T. werkt met overheden en organisaties aan digitale archivering, automatisering en informatiebeheer.