Kies PDF/A-2 voor digitaal ontstane documenten. Het Belgische Rijksarchief raadt PDF/A-2 aan en PDF/A-3 af. Het conformiteitsniveau b, dus PDF/A-2b, volstaat voor de meeste kantoordocumenten; dat is ook wat Conan Convert maakt. In Nederland legt elk archief zijn voorkeursformaten vast per e-depot, maar PDF/A-2 is ook daar voor kantoordocumenten een veilige keuze. Voor scans die als digitaliseringsmaster bewaard worden, raadt meemoo TIFF aan in plaats van PDF/A.
Wat is het verschil tussen PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF/A-3?
PDF/A is de archiefversie van pdf, vastgelegd in de norm ISO 19005. Een PDF/A-bestand bevat alles wat nodig is om het over twintig jaar nog identiek te tonen: lettertypes, kleuren, opmaak. Wat later problemen geeft, zoals externe koppelingen, ingebedde scripts of encryptie, is niet toegelaten.
| Versie | Norm | Wat het betekent |
|---|---|---|
| PDF/A-1 | ISO 19005-1 | De oudste variant, gebaseerd op PDF 1.4. Streng, maar beperkt: geen transparantie en geen JPEG 2000. |
| PDF/A-2 | ISO 19005-2 | Gebaseerd op PDF 1.7. Laat JPEG 2000, transparantie en ingesloten PDF/A-bestanden toe, maar geen bijlagen van willekeurige types. |
| PDF/A-3 | ISO 19005-3 | Zoals PDF/A-2, maar mag eender welk bestand als bijlage bevatten, bijvoorbeeld het originele Word- of Excel-bestand. |
PDF/A-1 is niet fout en wordt nog altijd aanvaard. Voor nieuwe conversies zien we er alleen weinig reden voor: PDF/A-2 kan wat PDF/A-1 kan, en gaat beter om met moderne documenten.
Wat betekenen de letters a, b en u?
De letter na het versienummer is het conformiteitsniveau:
- b (basic): het document ziet er later exact hetzelfde uit. Dat is wat archieven doorgaans vragen voor kantoordocumenten.
- u (unicode): zoals b, en alle tekst is als Unicode opgeslagen, zodat ze betrouwbaar doorzoekbaar en kopieerbaar is. Bestaat vanaf PDF/A-2.
- a (accessible): voegt een structuur toe voor toegankelijkheid, zoals koppen, leesvolgorde en alternatieve tekst.
Niveau a klinkt als de beste keuze, maar het vraagt een goed opgebouwde pdf met structuur. Uit oude kantoordocumenten haal je die zelden betrouwbaar. Tenzij je archiefdienst iets anders vraagt, is b volgens ons de eerlijke keuze.
Welke PDF/A-versie raden de archieven in België en Nederland aan?
België: het Rijksarchief adviseert PDF/A-2 voor digitaal ontstane documenten en raadt PDF/A-3 af. In Vlaanderen geeft meemoo advies over digitalisering en bestandsformaten, en het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen werkt met een eigen formatenregister.
Nederland: het Nationaal Archief en de regionale en gemeentelijke archiefdiensten publiceren elk een voorkeursformatenlijst voor hun e-depot. PDF/A staat daar bij tekstdocumenten op, soms met een voorkeur voor een bepaalde versie of een bepaald niveau. Kijk dus altijd naar de lijst van het archief waaraan je overdraagt.
Over PDF/A-3 is de redenering van het Rijksarchief duidelijk. De reden: PDF/A-3 laat originele bestanden als bijlage in de pdf zitten. Dat is handig om uit te wisselen, maar die bijlage is zelf geen PDF/A en blijft afhankelijk van software die er later misschien niet meer is.
Wij delen die mening. PDF/A-3 lijkt het beste van twee werelden, maar een archief dat een Word-bestand in een pdf bewaart, bewaart in feite nog altijd een Word-bestand.
Kies PDF/A-2 als de pdf het archiefstuk is. Heb je het werkbare origineel nog nodig, bewaar het dan apart.
Hoe weet je of een pdf echt PDF/A is?
Een bestand dat “PDF/A” in de naam of de eigenschappen draagt, voldoet daarom nog niet aan de norm. Wil je zekerheid, controleer het dan met een validator. veraPDF is daarvoor de bekendste open-source tool, en ook veel archiefdiensten gebruiken een validatiestap bij de inname.
Welke PDF/A-versie maakt Conan Convert?
Conan Convert maakt PDF/A-2b (ISO 19005-2), via de conversie pdf → PDF/A. Andere conversies naar pdf, vanuit Word, Excel, PowerPoint, e-mail of afbeeldingen, leveren een gewone pdf. Heb je een archiefexemplaar nodig, zet die pdf dan in een tweede stap om naar PDF/A-2b.
De conversie draait lokaal, op je eigen computer of rechtstreeks op een netwerkschijf. Er gaat geen bestand naar een clouddienst.
Wanneer kies je beter TIFF?
PDF/A is bedoeld voor documenten die digitaal ontstonden: brieven, rapporten, e-mails, presentaties. Voor scans die als digitaliseringsmaster bewaard worden, raadt meemoo TIFF aan. Convert kan pdf naar tiff omzetten en omgekeerd, maar een pdf van een scan is geen vervanging voor een goede TIFF-master.
Veelgestelde vragen
Geldt dit advies ook in Nederland?
De norm is dezelfde, maar de keuze ligt bij het archief dat je stukken ontvangt. Nederlandse archiefdiensten leggen hun voorkeursformaten vast per e-depot. PDF/A-2 is voor kantoordocumenten bijna overal een veilige keuze, maar controleer de lijst van jouw archief.
Is PDF/A-2b hetzelfde als PDF/A-2?
PDF/A-2 is de versie van de norm. De b is het conformiteitsniveau: het document blijft visueel identiek, zonder extra toegankelijkheidsstructuur. Dat is de variant die Conan Convert maakt.
Waarom geen PDF/A-3?
PDF/A-3 mag willekeurige bijlagen bevatten, zoals het originele Word-bestand. Die bijlagen zijn zelf geen archiefformaat. Het Rijksarchief raadt PDF/A-3 daarom af voor langetermijnbewaring.
Is PDF/A verplicht?
Dat hangt af van je archiefdienst of e-depot, in België en in Nederland. Veel archieven vragen PDF/A voor digitaal ontstane documenten, maar kijk altijd naar de formatenlijst die zij publiceren.
Kan Convert een hele map naar PDF/A-2b omzetten?
Ja. Voeg de map toe, kies pdf → PDF/A, controleer de wachtrij en start. Convert toont alleen conversies die passen bij de bestanden die je toevoegde.
Kevin Van de Mieroop is zaakvoerder van A.N.T., het bedrijf achter Conan. A.N.T. werkt met overheden en organisaties aan digitale archivering, automatisering en informatiebeheer.