Choisissez PDF/A-2 pour les documents nés numériques. Les Archives de l’État recommandent PDF/A-2 et déconseillent PDF/A-3. Le niveau de conformité b, soit PDF/A-2b, suffit pour la plupart des documents bureautiques ; c’est aussi ce que produit Conan Convert. Vérifiez toujours la liste de formats du service d’archives auquel vous transférez vos documents. Pour les numérisations conservées comme master de numérisation, meemoo, l’institut flamand pour les archives, recommande TIFF plutôt que PDF/A.
Quelle est la différence entre PDF/A-1, PDF/A-2 et PDF/A-3 ?
Le PDF/A est la version d’archivage du PDF, définie par la norme ISO 19005. Un fichier PDF/A contient tout ce qu’il faut pour l’afficher à l’identique dans vingt ans : polices, couleurs, mise en page. Ce qui pose problème à terme, comme les liens externes, les scripts intégrés ou le chiffrement, n’est pas autorisé.
| Version | Norme | Ce que cela signifie |
|---|---|---|
| PDF/A-1 | ISO 19005-1 | La variante la plus ancienne, basée sur PDF 1.4. Stricte, mais limitée : pas de transparence ni de JPEG 2000. |
| PDF/A-2 | ISO 19005-2 | Basée sur PDF 1.7. Autorise JPEG 2000, la transparence et les fichiers PDF/A incorporés, mais pas les pièces jointes de n’importe quel type. |
| PDF/A-3 | ISO 19005-3 | Comme PDF/A-2, mais peut contenir n’importe quel fichier en pièce jointe, par exemple le fichier Word ou Excel d’origine. |
PDF/A-1 n’est pas une erreur et reste accepté. Pour de nouvelles conversions, nous y voyons toutefois peu d’intérêt : PDF/A-2 fait tout ce que fait PDF/A-1, et gère mieux les documents modernes.
Que signifient les lettres a, b et u ?
La lettre qui suit le numéro de version indique le niveau de conformité :
- b (basic) : le document s’affichera plus tard exactement de la même manière. C’est ce que les archives demandent généralement pour les documents bureautiques.
- u (unicode) : comme b, et tout le texte est enregistré en Unicode, ce qui permet de le rechercher et de le copier de manière fiable. Existe à partir de PDF/A-2.
- a (accessible) : ajoute une structure d’accessibilité, comme les titres, l’ordre de lecture et les textes alternatifs.
Le niveau a semble le meilleur choix, mais il exige un PDF bien structuré. Cette structure s’obtient rarement de manière fiable à partir d’anciens documents bureautiques. Sauf demande contraire de votre service d’archives, le niveau b est selon nous le choix honnête.
Quelle version de PDF/A les archives recommandent-elles en Belgique ?
Les Archives de l’État recommandent PDF/A-2 pour les documents nés numériques et déconseillent PDF/A-3. D’autres services d’archives publient leur propre liste de formats préférés : vérifiez toujours celle du service auquel vous transférez vos documents.
Le raisonnement des Archives de l’État sur PDF/A-3 est clair. PDF/A-3 permet de joindre les fichiers d’origine au PDF. C’est pratique pour les échanges, mais cette pièce jointe n’est pas elle-même du PDF/A et reste dépendante d’un logiciel qui n’existera peut-être plus demain.
Nous partageons cet avis. PDF/A-3 semble offrir le meilleur des deux mondes, mais des archives qui conservent un fichier Word dans un PDF conservent en réalité toujours un fichier Word.
Choisissez PDF/A-2 si le PDF est le document d’archives. Si vous avez encore besoin de l’original modifiable, conservez-le à part.
Comment savoir si un PDF est vraiment du PDF/A ?
Un fichier qui porte la mention « PDF/A » dans son nom ou ses propriétés n’est pas pour autant conforme à la norme. Pour en être sûr, contrôlez-le avec un validateur. veraPDF est l’outil open source le plus connu, et de nombreux services d’archives prévoient une étape de validation lors de la prise en charge.
Quelle version de PDF/A produit Conan Convert ?
Conan Convert produit du PDF/A-2b (ISO 19005-2), via la conversion PDF → PDF/A-2. Les autres conversions vers PDF, à partir de Word, Excel, PowerPoint, d’e-mails ou d’images, produisent un PDF ordinaire. Si vous avez besoin d’un exemplaire d’archives, convertissez ce PDF en PDF/A-2b dans un second temps.
La conversion s’effectue localement, sur votre propre ordinateur ou directement sur un lecteur réseau. Aucun fichier n’est envoyé vers un service cloud.
Quand vaut-il mieux choisir TIFF ?
Le PDF/A est destiné aux documents nés numériques : lettres, rapports, e-mails, présentations. Pour les numérisations conservées comme master de numérisation, meemoo, l’institut flamand pour les archives, recommande TIFF. Convert peut convertir un PDF en TIFF et inversement, mais le PDF d’une numérisation ne remplace pas un bon master TIFF.
Questions fréquentes
Mon service d’archives peut-il demander autre chose ?
La norme est la même partout, mais le choix appartient au service d’archives qui reçoit vos documents. PDF/A-2 est presque toujours un choix sûr pour les documents bureautiques, mais vérifiez la liste de formats de votre service d’archives.
PDF/A-2b, est-ce la même chose que PDF/A-2 ?
PDF/A-2 est la version de la norme. Le b est le niveau de conformité : le document reste visuellement identique, sans structure d’accessibilité supplémentaire. C’est la variante que produit Conan Convert.
Pourquoi pas PDF/A-3 ?
PDF/A-3 peut contenir des pièces jointes de tout type, comme le fichier Word d’origine. Ces pièces jointes ne sont pas elles-mêmes dans un format d’archivage. C’est pourquoi les Archives de l’État déconseillent PDF/A-3 pour la conservation à long terme.
Le PDF/A est-il obligatoire ?
Cela dépend de votre service d’archives. Beaucoup d’archives demandent du PDF/A pour les documents nés numériques, mais consultez toujours la liste de formats qu’elles publient.
Convert peut-il convertir tout un dossier en PDF/A-2b ?
Oui. Ajoutez le dossier, choisissez PDF → PDF/A-2, contrôlez la file d’attente et lancez la conversion. Convert ne propose que les conversions adaptées aux fichiers que vous avez ajoutés.
Kevin Van de Mieroop est gérant d’A.N.T., l’entreprise qui développe Conan. A.N.T. accompagne les administrations et les organisations dans l’archivage électronique, l’automatisation et la gestion de l’information.