Zet de e-mail om naar pdf en daarna naar PDF/A-2b, en bewaar de bijlagen als aparte bestanden naast die pdf. Zo blijft de mail leesbaar zonder Outlook, en blijft elke bijlage een eigen document dat je zelf naar een duurzaam formaat omzet. Een .msg-bestand is geen archiefformaat: het is een eigen formaat van Outlook. Wil je de technische gegevens van de mail bewaren, maak dan ook een json-export of bewaar het originele bestand. Conan Convert doet dat in bulk, lokaal, voor .msg en .eml.
Waarom is een .msg-bestand geen archiefformaat?
Wie e-mails uit Outlook bewaart, krijgt meestal .msg-bestanden. Dat formaat is van Microsoft en eigenlijk een kleine database: onderwerp, tekst, ontvangers en bijlagen zitten er als aparte stukken in. Om het te openen heb je Outlook nodig, of software die het formaat nabootst. Voor een archief dat over twintig jaar nog leesbaar moet zijn, is dat een risico.
Een .eml-bestand is beter: het is een open standaard (MIME) die elk e-mailprogramma kan lezen, en je kunt het zelfs openen in een teksteditor. Toch staat ook .eml bij de meeste archieven niet bovenaan. Een .eml-bestand toont niets zonder e-mailprogramma, en de bijlagen zitten gecodeerd in de tekst.
Daarom vragen veel archiefdiensten voor e-mail een leesbare weergave in PDF/A, soms naast het originele bestand. In Nederland legt elk archief dat vast in zijn voorkeursformatenlijst, in Vlaanderen werkt het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen met een eigen formatenregister. Kijk dus altijd naar de lijst van het archief waaraan je overdraagt.
Wat moet er bewaard blijven van een e-mail?
Een e-mail archiveren is meer dan de tekst bewaren. Een archivaris moet later kunnen zeggen wie wat aan wie stuurde, en wanneer.
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Afzender | Wie de mail stuurde, met naam én e-mailadres. Een naam alleen is niet uniek. |
| Ontvangers (aan, cc, bcc) | Wie de mail kreeg. Bcc is vaak het enige spoor van wie op de hoogte was. |
| Datum en tijd | Wanneer de mail verstuurd en ontvangen werd. Bij termijnen en beslissingen telt dat. |
| Onderwerp en tekst | De inhoud, met de alinea's zoals ze geschreven werden. |
| Bijlagen | Vaak het eigenlijke document: de offerte, het verslag, het contract. |
| Kopregels (headers) | Technische sporen zoals het Message-ID. Nodig als je de herkomst ooit moet aantonen. |
De eerste vijf horen in de pdf. De kopregels zijn voor een mens onleesbaar en horen daarom in een gestructureerde export of in het originele bestand.
Wat doe je met de bijlagen van een e-mail?
Hier gaat e-mailarchivering het vaakst mis. Een pdf van alleen de mailtekst verliest het document waar het om draaide. Maar alles in één bestand stoppen is ook geen goed idee.
PDF/A-2 laat geen bijlagen van willekeurige types toe. PDF/A-3 wel, maar het Rijksarchief raadt PDF/A-3 af: een Word-bestand in een pdf blijft een Word-bestand, met dezelfde risico's. Meer daarover lees je in PDF/A-1, -2 of -3: welke versie kies je?
Onze aanpak:
- Bewaar elke bijlage als apart bestand, in een map naast de pdf van de mail, met de oorspronkelijke bestandsnaam.
- Vermeld in de pdf welke bijlagen er waren en waar ze staan, zodat mail en bijlage bij elkaar blijven.
- Zet de bijlagen zelf om naar een duurzaam formaat: Word naar pdf en daarna PDF/A, een oud .xls naar .xlsx.
- Een e-mail die als bijlage meekwam is zelf een e-mail. Behandel ze ook zo: zet ze apart om.
Ingesloten afbeeldingen, zoals het logo in een handtekening, komen ook als bijlage mee. Die mag je meestal laten liggen, maar beslis dat bewust en niet per ongeluk.
Pdf, PDF/A of json: wat kies je?
| Formaat | Waarvoor |
|---|---|
| Een leesbare weergave van de mail. Handig om te delen of in een dossier te steken, maar nog geen archiefexemplaar. | |
| PDF/A-2b | Het archiefexemplaar: lettertypes zitten erin en het document blijft er later hetzelfde uitzien. Dit is wat de meeste archieven vragen. |
| Json | Alle gegevens als gestructureerde tekst: afzender, ontvangers, datums, tekst, bijlagen en kopregels. Om in te laden in een e-depot of metadatasysteem, of om de herkomst te bewaren. |
Voor de meeste organisaties is de combinatie het eerlijke antwoord: PDF/A-2b om te lezen, json of het origineel om te bewijzen.
Hoe zet je een map met e-mails in bulk om naar pdf?
- Sleep de mails die je wilt bewaren uit Outlook naar een map in Verkenner. De klassieke Outlook maakt van elke mail een .msg-bestand. Uit Gmail, Thunderbird of Apple Mail krijg je .eml-bestanden.
- Voeg die map toe in Conan Convert, ook als ze op een netwerkschijf staat.
- Kies msg → pdf of eml → pdf, en desgewenst e-mail → json.
- Controleer de wachtrij en start. Elke mail krijgt een pdf, met de bijlagen in een map ernaast.
- Zet de pdf's in een tweede stap om met pdf → PDF/A. Zo krijg je PDF/A-2b.
- Lees het rapport: welke mails gelukt zijn, en welke niet en waarom.
Begin met één dossier waarvan je de inhoud kent. Dan zie je snel of de uitvoer is wat je archiefdienst verwacht, voor je duizenden mails omzet.
Wat doet Conan Convert wel en niet met e-mail?
Conan Convert zet .msg en .eml om naar pdf of naar gestructureerde json, in bulk en volledig lokaal. De pdf toont onderwerp, afzender, ontvangers, datums en tekst, en een lijst van de bijlagen met de plek waar ze bewaard zijn. Bijlagen komen in een map <naam>_attachments naast de pdf. Een e-mail die als bijlage in een .msg zit, wordt daar zelf weer een .msg, die je apart kunt omzetten.
Wat je moet weten:
- De pdf is een tekstweergave. Lijsten, alinea's en links blijven, maar de opmaak van een HTML-mail, zoals kleuren en kolommen, niet. Afbeeldingen uit de mail staan bij de bijlagen.
- Tekst in Latijnse, Griekse en Cyrillische letters komt correct in de pdf. Chinese, Japanse en Koreaanse tekens kan het lettertype niet tonen; de json bevat de oorspronkelijke tekst wel.
- De pdf is nog geen PDF/A. Dat doe je met de tweede stap, pdf → PDF/A-2b.
- Convert leest geen .pst-mailboxen en maakt geen verbinding met Exchange of Microsoft 365. Je werkt met losse mails in een map.
- Een bestand dat geen leesbare e-mail is, wordt als mislukt gemeld, niet als lege pdf.
Wil je persoonsgegevens uit de pdf halen voor je ze deelt, lees dan waarom een zwart kader niet volstaat. Gaan de mails naar het E-depot, kijk dan naar bestanden klaarmaken voor het E-depot.
Veelgestelde vragen
Kan ik een .pst-bestand rechtstreeks omzetten?
Nee. Een .pst is een volledige Outlook-mailbox, geen losse e-mail. Sleep de mails die je wilt bewaren uit de klassieke Outlook naar een map in Verkenner: Outlook maakt daar één .msg-bestand per e-mail van. Die map zet je daarna in één keer om.
Moet ik elke e-mail bewaren?
Nee. Een e-mail is een archiefstuk als hij bij een dossier hoort, net als een brief. Welke mails je bewaart en hoe lang, volgt uit je selectielijst of je bewaartermijnen. Mails die alleen een vergadering bevestigen of een bijlage doorsturen die al in het dossier zit, hoeven meestal niet in het archief.
Is een pdf van een e-mail even betrouwbaar als het origineel?
Een pdf bewaart wat je leest: afzender, ontvangers, datum, onderwerp en tekst. Technische kopregels zoals het Message-ID en de routering van de server staan er niet in. Moet je later kunnen aantonen waar een mail vandaan kwam, bewaar dan ook het originele .eml- of .msg-bestand, of de json-export, waarin die kopregels wel zitten.
Werkt dit ook met Gmail, Thunderbird of Apple Mail?
Ja, via .eml. In Gmail kies je bij een bericht 'Bericht downloaden', in Thunderbird 'Opslaan als' en in Apple Mail sleep je een bericht naar een map. Dat levert telkens een .eml-bestand op dat Convert kan omzetten.
Gaan mijn e-mails naar de cloud?
Nee. Conan Convert leest en schrijft rechtstreeks in mappen op je eigen computer of op een netwerkschijf. Er is geen internetverbinding nodig om e-mails om te zetten.
Kevin Van de Mieroop is zaakvoerder van A.N.T., het bedrijf achter Conan. A.N.T. werkt met overheden en organisaties aan digitale archivering, automatisering en informatiebeheer.