Voor een overdracht naar het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen heb je bestanden in duurzame formaten en beschrijvende metadata volgens het gevraagde schema nodig. Conan Convert maakt PDF/A-2b; Conan Metadata exporteert XML, JSON of CSV volgens jouw profiel. Het pakket zelf, de zip-structuur of het SIP, bouw je volgens de handleiding van het E-depot.
Hoe bereid je een overdracht naar het E-depot voor?
- Bepaal wat over moet. Kijk in je selectielijst welke stukken blijvend bewaard worden. Voor Vlaamse en lokale besturen staat het kader in het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
- Zet om naar duurzame formaten. Kantoordocumenten naar PDF/A-2, scans naar TIFF.
- Beschrijf de stukken volgens het schema dat het E-depot vraagt.
- Controleer formaten en beschrijvingen voor je iets aanlevert.
- Bouw het pakket en dien het in, volgens de handleiding van het E-depot.
De meeste vertraging zit volgens ons niet in de conversie, maar in de beschrijving. Bestanden omzetten gaat snel; uitzoeken wat een dossier precies is en hoe je het beschrijft, kost tijd. Begin daar dus vroeg mee.
Welke formaten horen in een overdracht?
Digitaal ontstane kantoordocumenten zet je om naar PDF/A-2, de versie die het Rijksarchief aanraadt. Scans die als master bewaard worden, horen in TIFF. Oude .doc-, .xls- en .ppt-bestanden zet je eerst om naar de huidige Office-formaten of naar pdf, en daarna naar PDF/A-2b als de pdf het archiefstuk wordt. Kijk altijd ook naar de formatenlijst die het E-depot zelf publiceert.
Twijfel je tussen de versies, lees dan PDF/A-1, -2 of -3: welke versie kies je?
Welke metadata heb je nodig?
Het E-depot verwacht beschrijvingen die passen bij het schema van de overdracht. In Conan Metadata bouw je dat schema als profiel: velden, verplichte velden, waardelijsten en XML-mapping. Voorstellen van het lokale taalmodel keur je eerst zelf goed voor je exporteert.
Hoe werkt een overdracht naar een e-depot in Nederland?
Het principe is hetzelfde, de partijen en de standaard verschillen. Nederlandse overheden dragen over aan het e-depot van het Nationaal Archief, een regionaal historisch centrum of hun gemeentelijke of regionale archiefdienst. De metadata volgen daar meestal MDTO, de standaard van het Nationaal Archief, en de voorkeursformaten staan in de lijst van het ontvangende archief.
Ook voor de federale overheid in België verloopt een overdracht anders: daar is het Rijksarchief het aanspreekpunt. De vijf stappen hierboven gelden in alle gevallen; alleen het schema en de pakketvorm verschillen.
Wat doet Conan wel, en wat niet?
- Wel: lokale conversie naar PDF/A-2b, .docx, .xlsx en meer dan 20 andere combinaties.
- Wel: metadata lezen, voorstellen, laten controleren en exporteren.
- Niet: de zip-structuur of het SIP van Digitaal Archief Vlaanderen bouwen.
- Niet: de overdracht zelf indienen.
Gebruik Conan om de bestanden en de beschrijvingen klaar te zetten. De pakketstap blijft het proces van je archiefdienst of de handleiding van het E-depot, en dat vinden we eerlijk gezegd ook beter zo: die regels veranderen, en jouw archiefdienst kent ze het best.
Veelgestelde vragen
Moet alles naar PDF/A?
Nee. Digitaal ontstane kantoordocumenten meestal wel, scans horen eerder in TIFF. De formatenlijst van het E-depot is de maatstaf.
Maakt Convert PDF/A-3 voor bijlagen?
Nee. Convert maakt PDF/A-2b. Bewaar werkbare originelen apart als je ze nog nodig hebt.
Kan ik MDTO gebruiken voor een Vlaamse overdracht?
MDTO is het Nederlandse metagegevensmodel. Voor Digitaal Archief Vlaanderen gebruik je het schema of de metadatatemplate die het E-depot voorschrijft, als eigen profiel of via een XSD-import. Lever je aan een Nederlands archief, dan is het gebundelde MDTO-profiel wel het goede vertrekpunt.
Dient Conan de overdracht in?
Nee. Conan zet bestanden en beschrijvingen klaar. Het pakket bouwen en indienen gebeurt volgens de procedure van het E-depot.
Kevin Van de Mieroop is zaakvoerder van A.N.T., het bedrijf achter Conan. A.N.T. werkt met overheden en organisaties aan digitale archivering, automatisering en informatiebeheer.