Een metadataprofiel bepaalt welke velden je bijhoudt, van welk type ze zijn, welke verplicht zijn en welke waarden zijn toegelaten. In Conan bouw je het in de app of importeer je het uit YAML of een XML-schema (XSD). Per veld kies je of de waarde uit het bestand komt, door het lokale taalmodel wordt voorgesteld of door een medewerker wordt ingevuld.
Wat zit er in een metadataprofiel?
Een profiel is de afspraak over hoe jouw organisatie bestanden beschrijft. In Conan Metadata legt het per veld vast:
- een label, in het Nederlands en het Engels
- een type: tekst, datum, getal of een waarde uit een lijst
- of het veld verplicht is
- of het lokale taalmodel het veld mag voorstellen
- een XML-mapping, zodat de export aansluit op je schema
Waardelijsten maak je zelf of laad je in, bijvoorbeeld je documenttypes of de rubrieken uit een ordeningsplan. Het taalmodel mag dan alleen een term uit die lijst kiezen.
Hoeveel velden heeft een goed profiel?
Minder dan je denkt. Een profiel met veertig velden ziet er grondig uit op papier, maar in de praktijk worden de laatste dertig nooit ingevuld. Wij beginnen liever met de vijf tot tien velden die je echt nodig hebt om een stuk terug te vinden en te verantwoorden, en breiden pas uit als er een concrete vraag komt.
Welke velden laat je beter niet door het taalmodel invullen?
Vaste gegevens zoals grootte en datums berekent of leest Conan zelf; die gaan nooit door het taalmodel. Identificatoren zoals een dossiernummer laat je best met de hand invullen, omdat een fout daar moeilijk te herstellen is. Beschrijving en documenttype zijn typische velden voor een voorstel: ze steunen op de tekst van het document.
Elk voorstel blijft in afwachting tot iemand het aanvaardt, aanpast of afwijst. Zonder die stap gaat het niet mee in de export.
Hoe importeer je YAML of een XML-schema?
In de profielkeuze open je een meegeleverd profiel, start je een leeg profiel, of importeer je YAML of een XSD. Een XSD-import levert een conceptprofiel. Velden die de importeur niet met zekerheid kan plaatsen, markeert Conan als onduidelijk, zodat je ze zelf naloopt. Dat lijkt omslachtig, maar we laten liever een veld openstaan dan dat we stilletjes een verkeerde keuze maken.
Er zit ook een gebundeld MDTO 1.0.1-profiel in, met XML-mapping voor bestanden.
Welk schema gebruik je in België en in Nederland?
- Nederland: MDTO, het metagegevensmodel van het Nationaal Archief. Het zit als profiel in Conan.
- Vlaanderen: voor een overdracht naar het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen volg je de metadatatemplate van het E-depot. Die bouw je na als eigen profiel.
- Intern gebruik: voor eigen dossiers of een beheersysteem kies je de velden die je organisatie nodig heeft, eventueel op basis van een ordeningsplan of je documentbeheersysteem.
Werk je voor organisaties aan beide kanten van de grens, maak dan per bestemming een apart profiel. Eén profiel dat beide schema's probeert te bedienen, wordt volgens ons voor niemand goed.
Naar welke formaten exporteer je metadata?
Naar XML volgens de mapping in je profiel, of naar JSON of CSV, telkens inclusief je eigen velden. De export gebeurt lokaal, uit het projectbestand op je schijf.
Veelgestelde vragen
Moet ik het taalmodel gebruiken?
Nee. Het model staat uit tot je het aanzet. Zonder model vul je de AI-velden zelf in.
Kan ik ons eigen schema blijven gebruiken?
Ja. Daar dient een profiel voor: jouw velden, jouw waardelijsten, jouw XML-mapping.
In welke talen kan ik velden benoemen?
In het Nederlands en het Engels. Elk veld kan een label in beide talen hebben.
Waar wordt het project bewaard?
In een lokaal projectbestand op je schijf, niet in de cloud.
Kevin Van de Mieroop is zaakvoerder van A.N.T., het bedrijf achter Conan. A.N.T. werkt met overheden en organisaties aan digitale archivering, automatisering en informatiebeheer.