Kies één hoofdmap, scan ze met RMTool en analyseer de export in Conan. Ruim op in de echte map, en herhaal de controle later in dezelfde collectie om te zien wat veranderde. Conan wijzigt niets op de schijf; het toont wat groeide, kromp of dubbel staat, in een pdf-rapport dat je intern deelt.
Hoe ruim je de netwerkschijf van een gemeente of overheidsdienst op?
- Kies één hoofdmap. Niet de hele fileserver tegelijk. In Conan wordt die map een collectie.
- Exporteer met RMTool en importeer de Excel of zip. Start met een quickscan als de map groot is; kies een volledige scan als je ook duplicaten en verkeerde extensies wilt zien.
- Ruim gericht op. Lege mappen, identieke mappen, systeembestanden tussen de documenten, en duplicaten met dezelfde naam én inhoud. Dat zijn de snelle winsten.
- Meet opnieuw. Een volgende export in dezelfde collectie toont of de omvang daalde en of de gezondheidsscores verbeterden.
Opruimprojecten die de hele schijf in één keer willen aanpakken, stranden volgens ons bijna altijd. Eén map, met een eigenaar die meewerkt, levert binnen enkele weken een resultaat op dat je kunt tonen. Daarna volgt de volgende map veel makkelijker.
Welke regels gelden voor het opruimen van overheidsinformatie?
Een netwerkschijf van een overheid is geen gewone bestandsopslag: er staan archiefstukken op. Wat je mag vernietigen en wanneer, hangt af van de regels in je land en regio.
- België, federaal: de Archiefwet van 1955. Vernietigen gebeurt volgens selectielijsten en onder toezicht van het Rijksarchief.
- Vlaanderen: het Bestuursdecreet van 7 december 2018 regelt het archiefbeheer van Vlaamse en lokale besturen, met selectielijsten voor wat bewaard en wat vernietigd mag worden.
- Nederland: de Archiefwet 1995, met selectielijsten zoals die van de VNG voor gemeenten. Een nieuwe Archiefwet is aangenomen en zal naar verwachting op 1 januari 2027 in werking treden.
Ons advies: gebruik een opruimactie ook om je selectielijst weer eens naast de schijf te leggen. Voor Nederlandse organisaties is de komst van de nieuwe Archiefwet daar een goede aanleiding voor.
Wat ruim je beter niet zelf op?
- Bestanden met dezelfde naam maar een andere inhoud. Die laat je aan de recordmanager of de dossierbeheerder.
- Stukken met een bewaartermijn. Kijk eerst in je selectielijst, ook als een bestand oud en vergeten lijkt.
- Mappen zonder duidelijke eigenaar. Zoek eerst uit van wie ze zijn. “Niemand weet het” is geen reden om ze weg te doen.
Hoe toon je het resultaat aan het management?
Exporteer de analyse naar pdf. Dat rapport blijft op je computer en toont de omvang, de gezondheidsscores en de evolutie sinds de vorige controle. Wil je het met een collega delen, dan kun je optioneel een publieke weblink aanmaken, met vervaldatum en wachtwoord. Daarvoor moet je aangemeld en online zijn.
Een tip uit eigen ervaring: toon de evolutie, niet alleen de eindstand. Een daling in omvang en een stijgende score zeggen het management meer dan een lange lijst bestanden.
Veelgestelde vragen
Verwijdert Conan bestanden?
Nee. Conan analyseert de RMTool-export. Opruimen doe je in de echte map, met de procedures van je organisatie.
Hoe vaak herhaal je de controle?
Dat hangt af van hoe snel de map verandert. Voor een actieve gedeelde schijf vinden wij een controle per kwartaal een goed ritme: vaak genoeg om de evolutie te zien, zonder dat het een last wordt.
Wie betrek je bij het opruimen?
Minstens de eigenaar van de map, de recordmanager of archivaris, en iemand van IT. De eigenaar weet wat er in staat, de recordmanager kent de regels, IT kent de schijf.
Wat als we nog geen RMTool hebben?
Dan is deze module niet bruikbaar. Conan Convert en Conan Metadata werken wel zonder RMTool.
Kevin Van de Mieroop is zaakvoerder van A.N.T., het bedrijf achter Conan. A.N.T. werkt met overheden en organisaties aan digitale archivering, automatisering en informatiebeheer.