De Archiefwet 2026 vervangt de Archiefwet 1995 en treedt op 1 januari 2027 in werking. Blijvend te bewaren informatie die vanaf dan ontstaat, gaat na 10 jaar in plaats van 20 jaar naar een archiefdienst. Selectielijsten worden selectiebesluiten, elke overheidsorganisatie wijst een archivaris aan, en informatie duurzaam toegankelijk maken en houden wordt een uitdrukkelijke plicht. Voor documenten van vóór 1 januari 2027 blijft de termijn van 20 jaar gelden.
Wat verandert er met de Archiefwet 2026?
De Eerste Kamer nam de nieuwe Archiefwet aan op 12 mei 2026. De wet verscheen in juni in het Staatsblad en treedt volgens de Rijksoverheid op 1 januari 2027 in werking, samen met een nieuw Archiefbesluit en een nieuwe Archiefregeling. Ze geldt voor de hele Nederlandse overheid: ministeries, provincies, gemeenten, waterschappen en de Hoge Colleges van Staat.
De Archiefwet 1995 ging nog uit van papier: dossiers die je na afloop in een kast zet en twintig jaar later overdraagt. De Archiefwet 2026 vertrekt van digitale informatie, die sneller veroudert en makkelijker verloren gaat. De belangrijkste wijzigingen:
- Overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar voor blijvend te bewaren informatie.
- Selectielijsten worden selectiebesluiten.
- Een archivaris is verplicht voor elke overheidsorganisatie, met toezicht dat ook het overgebrachte archief omvat.
- Duurzame toegankelijkheid wordt een expliciete plicht, met passende maatregelen naar waarde en risico van de informatie.
- Meer en preciezere gronden om openbaarheid te beperken, ingedeeld in absolute en relatieve gronden zoals in de Woo.
Wat betekent de overbrengingstermijn van 10 jaar?
Documenten die op grond van een selectiebesluit blijvend bewaard moeten worden, breng je voortaan na tien jaar over naar een archiefdienst, zoals het Nationaal Archief, een regionaal historisch centrum of een gemeentelijke archiefdienst. Na overbrenging worden de meeste van die documenten openbaar, dus ook tien jaar eerder dan nu.
Belangrijk: de verkorting werkt niet terug. De tien jaar geldt voor documenten die vanaf de inwerkingtreding worden opgemaakt of ontvangen. Voor alles van vóór 1 januari 2027 blijft de termijn van twintig jaar gelden. Er komt dus geen plotse inhaalslag voor bestaande archieven.
Toch zouden wij niet wachten. Tien jaar klinkt lang, maar voor digitale informatie is het dat niet: bestandsformaten verouderen, mappen verhuizen bij elke migratie en niemand weet over tien jaar nog wie welke map aanmaakte. De eerste documenten onder het nieuwe regime moeten in 2037 over, en wat je daarvoor nodig hebt (ordening, metadata, duurzame formaten) bouw je beter nu in dan dan.
Wat is het verschil tussen een selectielijst en een selectiebesluit?
Onder de Archiefwet 1995 bepaalt een selectielijst welke informatie blijvend bewaard wordt en welke na een bepaalde termijn vernietigd mag worden. Gemeenten werken daarvoor met de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 van de VNG. Onder de Archiefwet 2026 heet dat instrument een selectiebesluit.
Het principe blijft hetzelfde: elke categorie informatie krijgt een waardering (blijvend bewaren of vernietigen) en een bewaartermijn. Wie vandaag zijn documenten al volgens de selectielijst ordent, heeft dus geen werk verloren. Wie dat nog niet doet, staat voor dezelfde opdracht, alleen met minder tijd.
Wat betekent duurzaam toegankelijk in de praktijk?
De nieuwe wet vraagt dat overheidsorganisaties passende maatregelen nemen om documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden, en dat dit geen eenmalige handeling is. Concreet gaat het om vier vragen: kun je het document terugvinden, openen, begrijpen en vertrouwen, ook over tien jaar? Dat geldt uitdrukkelijk ook voor e-mails, chatberichten en websites.
In de praktijk komt dat neer op drie dingen: bestanden in duurzame formaten, zoals PDF/A voor kantoordocumenten, metadata die zegt wat een document is en waar het bij hoort, bijvoorbeeld volgens MDTO, en een ordening waarin je de blijvend te bewaren stukken kunt aanwijzen.
Wat verandert er voor privacy en openbaarheid?
Het aantal gronden om de openbaarheid van overgebrachte documenten te beperken, groeit van drie naar veertien, ingedeeld in absolute en relatieve gronden zoals in de Woo. Voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer kan de openbaarheid voortaan tot 110 jaar worden beperkt, tegen in beginsel 75 jaar onder de Archiefwet 1995. Dat is een maximum, geen standaard.
Omdat documenten tien jaar eerder openbaar worden, komen privacyvragen ook eerder op tafel. Wie stukken met persoonsgegevens laat inzien of publiceert, moet die gegevens onleesbaar kunnen maken. Hoe je dat echt doet, lees je in pdf anonimiseren en zwartlakken.
Wat betekent de Archiefwet 2026 voor je netwerkschijf?
Voor de meeste organisaties zit het probleem niet in het zaaksysteem of het documentbeheersysteem, maar op de netwerkschijf. Daar staat jaren aan informatie zonder metadata, zonder waardering en vaak in verouderde formaten. Onder een termijn van tien jaar kun je dat moeilijker laten liggen.
Een werkbare aanpak in vier stappen:
- Breng de schijf in kaart. Hoe groot is ze, hoe oud zijn de mappen, wat staat er dubbel en welke formaten komen voor?
- Ruim op wat weg mag. Duplicaten, lege mappen en tijdelijke bestanden, binnen de regels van je selectielijst. Zie een netwerkschijf opschonen.
- Waardeer wat blijft. Ken per document of map een categorie uit de selectielijst toe, met waardering en bewaartermijn.
- Maak het duurzaam. Zet blijvend te bewaren stukken om naar duurzame formaten en exporteer de metadata, zodat de overbrenging later vlot verloopt.
Begin bij één afdeling of één schijf, niet bij de hele organisatie. Een eerste resultaat dat je kunt tonen aan je archivaris of directie, overtuigt meer dan een plan voor alles.
Hoe helpt Conan bij de Archiefwet 2026?
Conan Desktop doet elk van die vier stappen op je eigen computer, zonder dat er documenten naar de cloud gaan:
- In kaart brengen: Conan RMTool-analyse maakt van een RMTool-export een rapport met de mapleeftijd per jaar (aangemaakt, gewijzigd en geopend), duplicaten, lege en identieke mappen, verkeerde extensies en de gezondheid van de mappenstructuur. Bij een volgende scan zie je wat er veranderde.
- Waarderen: in Conan Metadata zit de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 van de VNG ingebouwd. Kies je een categorie, dan vult Conan waardering en bewaartermijn in volgens MDTO. Conan stelt ook zelf een categorie voor, met hoe zeker het is en waarom. Twijfel blijft zichtbaar als twijfel, en jij beslist.
- Je eigen lijst of selectiebesluit: eigen selectielijsten importeer je uit Excel of CSV; kolommen, structuur en waardering worden automatisch herkend. Zo kun je overstappen zodra jouw selectiebesluit er is.
- Duurzaam maken: Conan Convert zet hele mappen om naar PDF/A-2b, oude .doc- en .xls-bestanden naar .docx en .xlsx, en e-mails naar pdf of gestructureerde json.
- Beperkt openbare stukken: Convert spoort persoonsgegevens op met patronen en, samen met de Metadata-module, met een lokaal taalmodel. Niets wordt zwartgelakt zonder dat iemand het nakijkt.
Alles draait lokaal. Dat is geen detail: wie documenten met persoonsgegevens wil waarderen of zwartlakken, wil die niet eerst naar een externe dienst sturen.
Geldt de Archiefwet 2026 ook in België?
Nee. De Archiefwet 2026 is een Nederlandse wet. In België geldt voor de federale overheid de Archiefwet van 1955, en voor Vlaamse en lokale besturen het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Daar verandert op 1 januari 2027 niets.
De onderliggende vragen zijn wel dezelfde: welke informatie bewaar je blijvend, hoe houd je ze toegankelijk en hoe bescherm je persoonsgegevens? Vlaamse besturen die naar het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen overdragen, vinden de werkwijze in bestanden klaarmaken voor het E-depot.
Veelgestelde vragen
Wanneer treedt de Archiefwet 2026 in werking?
Op 1 januari 2027, volgens de Rijksoverheid. De wet werd op 12 mei 2026 aangenomen door de Eerste Kamer en vervangt de Archiefwet 1995. Het nieuwe Archiefbesluit en de nieuwe Archiefregeling treden naar verwachting tegelijk in werking.
Geldt de overbrengingstermijn van 10 jaar ook voor bestaande documenten?
Nee. De tien jaar geldt voor documenten die vanaf 1 januari 2027 worden opgemaakt of ontvangen. Voor oudere documenten blijft de termijn van twintig jaar gelden.
Wat is een selectiebesluit?
De opvolger van de selectielijst onder de Archiefwet 2026. Het bepaalt per categorie welke informatie blijvend bewaard wordt en wanneer de rest vernietigd mag worden.
Moet elke gemeente een archivaris aanstellen?
Ja. Onder de Archiefwet 2026 moet elke overheidsorganisatie een archivaris aanwijzen. Diens toezicht strekt zich ook uit tot het archief dat al is overgebracht.
Wat kan ik nu al doen?
Breng je netwerkschijf in kaart, ruim op wat volgens je selectielijst weg mag, ken een waardering toe aan wat blijft en zet blijvend te bewaren stukken om naar duurzame formaten. Begin bij één afdeling.
Geldt de nieuwe Archiefwet ook in België?
Nee. In België gelden de Archiefwet van 1955 voor de federale overheid en het Bestuursdecreet voor Vlaamse en lokale besturen.
Kevin Van de Mieroop is zaakvoerder van A.N.T., het bedrijf achter Conan. A.N.T. werkt met overheden en organisaties aan digitale archivering, automatisering en informatiebeheer.